Privacyverklaring voor Sollicitanten

Laatste update: September 2020

Ajinomoto OmniChem hecht veel belang aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring is bedoeld om u, als sollicitant, te informeren over de wijze waarop Ajinomoto OmniChem uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt als onderdeel van het werving- en selectieproces.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens van interne en externe sollicitanten, hierna gezamenlijk “sollicitant”. De Privacyverklaring beschrijft hoe s.a. Ajinomoto OmniChem n.v., met zetel te Cooppallaan 91, B-9230 Wetteren, de persoonsgegevens verwerkt die worden verzameld door het invullen van het sollicitatieformulier.

Als sollicitant wordt u in deze Verklaring aangeduid als “u of uw”. En als we het over “wij, we, ons, onze” of over de “Onderneming” hebben, bedoelen we s.a. Ajinomoto OmniChem n.v.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan u deze sturen naar privacy@eu.ajibio-pharma.com.

1. Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens om te bepalen of u in aanmerking komt voor een positie binnen Ajinomoto OmniChem. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang die wij hebben om geschikte nieuwe medewerkers te vinden.

Teneinde een goede selectie te maken bestaat het werving- en selectieproces onder andere uit:

  • het registreren van uw gegevens in ons systeem;
  • het kennisnemen en analyseren van uw gegevens;
  • het vergelijken van uw gegevens met de bestaande vacature(s);
  • het contact opnemen met u voor een nadere kennismaking en/of het plannen van een sollicitatiegesprek;
  • het beoordelen van uw geschiktheid voor de vacature;
  • het voorstellen van een contract.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken voor werkgelegenheidsdoeleinden. U heeft immers de mogelijkheid om toe te stemmen dat wij uw persoonsgegevens opslaan in onze databank van kandidaat-werknemers met het oog op toekomstige werkgelegenheidskansen. Dit geeft ons de mogelijkheid om u in kennis te stellen van andere relevante vacatures. U kan uw toestemming op elk ogenblik intrekken. Wanneer u een open sollicitatie inzendt, is het aangewezen om deze toestemming te geven anders kunnen wij uw persoonsgegevens niet bijhouden voor toekomstige vacatures.

Voorts is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens verwerken in het kader van een geschillenbeslechting, klachten of juridische procedures. Het is ook mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten verwerken om de wet na te leven of aan een gerechtelijk bevel te voldoen.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens die u als sollicitant via SAP SuccessFactors invult. U kunt uw persoonsgegevens te allen tijde bekijken en aanpassen door in te loggen op uw account.

De persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen verschillen naargelang de vacature.

Wanneer u het sollicitatieformulier indient, verzamelen wij volgende informatie:

  • voor- en achternaam;
  • e-mailadres;
  • CV;
  • land of regio van vestiging.

U kunt naar eigen keuze ook andere gegevens verstrekken, zoals extra motivatie en motivatiebrief, maar dit is niet vereist om het formulier te kunnen versturen.

Indien u een CV of motivatiebrief indient, verwerken we alle overige informatie die daarin is opgenomen (bv. andere contactgegevens, foto, werkervaring, stages, talenkennis, interesses, ...).

Wanneer u referenties en hun contactgegevens verstrekt, kunnen wij contact opnemen met deze personen.

Terwijl u het rekruteringsproces doorloopt, kan er meer informatie worden verzameld.

Bij het versturen van het sollicitatieformulier ontvangt ons systeem ook automatisch het tijdstip en datum van uw bezoek aan onze site.  

3. Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw persoonsgegevens in eerste instantie door het invullen van het sollicitatieformulier via de jobsite. Voorts kunnen wij eveneens uw persoonsgegevens verzamelen door middel van persoonlijke contacten, telefonische gesprekken en via e-mail met u, uw referenten en/of opleidingsinstituten.

4. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Uitsluitend HR-personeel en uw beoogde leidinggevende(n) hebben toegang tot uw persoonsgegevens en enkel in de mate waarin zij over deze informatie dienen te beschikken om hun taak te kunnen uitoefenen in het werving- en selectieproces zoals beschreven in bovenvermelde doeleinden.

We gebruiken SAP SuccessFactors, een externe softwareleverancier, die een Human Resource Management (HRM) systeem in de Cloud aanbiedt. Indien dit noodzakelijk is voor technische ondersteuning of onderhoud, kunnen medewerkers van SAP SuccessFactors beperkte toegang hebben tot uw gegevens.

We verstrekken of verkopen uw persoonsgegevens niet aan andere derde partijen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn. We geven uw persoonsgegevens ook niet door buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij een bepaalde jobpositie dit vereist. In dit laatste geval zullen wij u hiervan op voorhand verwittigen en zullen wij de gepaste waarborgen nemen wanneer wij uw persoonsgegevens delen met een land buiten de Europese Economische Ruimte.

5. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens voor beperkte tijd en wissen uw persoonsgegevens wanneer ze niet langer nodig zijn. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens in elk geval bewaren tijdens het werving- en selectieproces.

Na een onsuccesvolle afloop van het werving- en selectieproces bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende de periode waarvoor u toestemming hebt gegeven. Tijdens het invullen van het sollicitatieformulier kan u aangeven of wij u in de toekomst mogen benaderen wanneer nieuwe vacatures aansluiten bij uw profiel.

Indien u hiervoor de toestemming geeft, bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende twee jaar in onze databank van kandidaat-werknemers. U kan op elk ogenblik uw toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar privacy@eu.ajibio-pharma.com.

Indien u hiervoor geen toestemming geeft, verwijderen en/of anonimiseren wij uw persoonsgegevens uit onze databank vier weken na het afronden van werving- en selectieproces. Wanneer bepaalde gegevensvelden geanonimiseerd worden (en dus niet verwijderd worden), gebruiken wij de geanonimiseerde gegevens alleen voor rapporteringsdoeleinden (zoals het aantal kandidaten dat op een bepaalde vacature heeft gesolliciteerd).

In het geval u wordt aangenomen, gebruiken we uw persoonsgegevens om het personeelsdossier aan te maken, hiervoor is onze interne Privacyverklaring voor Werknemers van toepassing.

Als er een lopend rechtsgeschil is kunnen wij uw persoonsgegevens voor een langere tijd bewaren.

6. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij ondernemen alle nodige stappen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd tegen onder meer verlies, diefstal, onrechtmatig gebruik of ongeoorloofde toegang, wijziging of vernietiging, maken we gebruik van verschillende beveiligingstechnieken en procedures. Zowel op fysiek, elektronisch als organisatorisch vlak worden de nodige maatregelen getroffen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. We hebben onder meer de volgende maatregelen genomen:

  • we zorgen voor encryptie van de persoonsgegevens die via de jobsite worden doorgestuurd;
  • we hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen en applicaties;
  • we beveiligen ons netwerk met verschillende beschermingslagen tegen mogelijke bedreigingen;
  • we monitoren en loggen de activiteiten op onze systemen en applicaties zodat het mogelijk is om abnormale situaties of activiteiten te detecteren;
  • we beveiligen de fysieke ruimtes waar persoonsgegevens zijn opgeslagen op de servers;
  • we testen en evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen;
  • onze medewerkers zijn geïnformeerd en opgeleid over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • we verplichten onze dienstverleners contractueel om uw persoonsgegevens te beschermen.

Uw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personeelsleden van Ajinomoto OmniChem die betrokken zijn bij de werving en selectie van sollicitanten. Deze personeelsleden zijn gehouden tot het respecteren van uw privacy en het confidentieel behandelen van uw persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben.

We blijven onze beveiligingsprocedures uitbreiden naarmate nieuwe technologieën beschikbaar worden.

7. Wat zijn uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die u aan ons geeft?

Recht op toegang tot en een afschrift van uw persoonsgegevens

U heeft het recht om een bevestiging te vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken. Als dat het geval is, heeft u recht op een kopie van uw persoonsgegevens en op bepaalde informatie over hoe wij deze gegevens verwerken.

Recht om uw persoonsgegevens te laten overdragen

In sommige gevallen kunt u ons vragen dat wij uw elektronische persoonsgegevens overdragen naar u of een derde partij. Dit recht is alleen van toepassing op de persoonsgegevens die u ons verstrekt, wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming of de uitvoering van een contract en op voorwaarde dat de verwerking van dergelijke gegevens wordt geautomatiseerd.

Recht op het verbeteren van uw persoonsgegevens

We doen ons best om de gegevens die wij van u bijhouden zo correct en volledig mogelijk op te slaan. Mocht u toch vaststellen dat de persoonsgegevens onvolledig of onjuist zijn, kunt u ons vragen om ze te verbeteren.

U kunt uw persoonsgegevens ook te allen tijde bekijken en aanpassen door in te loggen op uw account.

Recht om uw persoonsgegevens te laten wissen

Als het voor ons niet noodzakelijk is om gegevens voor een bepaalde reden te bewaren of te verwerken, kunt u ons vragen uw persoonsgegevens gedeeltelijk of geheel te wissen. Dit is mogelijk als:

  • de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld;
  • u ons de toestemming hebt gegeven om uw gegevens te verwerken en u beslist om deze toestemming in te trekken;
  • u bezwaar gemaakt heeft tegen de verwerking van uw gegevens en wij geen reden hebben om daar niet op in te gaan;
  • wij uw persoonsgegevens op een onrechtmatige manier verwerken.

Dit recht is geen absoluut recht. In sommige gevallen hebben wij het recht om uw gegevens toch te blijven bewaren. Dat is zo wanneer wij een wettelijke verplichting hebben of wanneer er een rechtsvordering wordt ingesteld.

Recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken

In volgende gevallen kunt u ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:

  • wanneer een persoonsgegeven niet juist is en wij nog bezig zijn met dit na te kijken;
  • wanneer wij uw gegevens niet meer nodig hebben, maar u ze wel nodig heeft in het licht van een rechtsvordering;
  • wanneer u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en wij moeten controleren of de   legitieme redenen die wij nastreven belangrijker zijn dan die van u;
  • wanneer uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, maar in plaats van uw gegevens te wissen, vraagt u om de verwerking te beperken.

U kunt uw kandidatenprofiel ook via uw account verwijderen. Door uw profiel te verwijderen wordt u niet langer in aanmerking genomen voor de vacature waarvoor u hebt gesolliciteerd, en moet u een nieuw kandidatenprofiel aanmaken om te kunnen solliciteren voor nieuwe vacatures.

Recht om bezwaar in te dienen

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de legitieme belangen van de Onderneming of te maken heeft met directe marketing, heeft u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens door ons.

Recht om uw toestemming in te trekken

Indien u heeft toegestemd om uw persoonsgegevens op te nemen in onze databank voor een periode van 2 jaar, heeft u het recht om op elk ogenblik deze toestemming in te trekken. De verwerking van de persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming blijft geldig.

Recht om een klacht in te dienen

Mocht u een klacht hebben over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan of over de uitoefening van uw rechten, kan u ons steeds contacteren.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of om een rechtsvordering in te stellen.

  • Contactgegevens Gegevensbeschermingsautoriteit:

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be  

  • Hoe ons contacteren?

U kunt deze rechten kosteloos en op elk ogenblik uitoefenen door een e-mail te sturen naar:

privacy@eu.ajibio-pharma.com  

of via volgende contactgegevens:

s.a. Ajinomoto OmniChem n.v.

Cooppallaan, 91 Ind.Zone 7

9230 Wetteren

Tel. +32(0)9 365 34 11

Als u contact met ons opneemt om uw rechten uit te oefenen, kunnen wij vragen u te identificeren voordat er actie wordt ondernomen op uw verzoek. 

Wij zullen op uw verzoek binnen één maand reageren. Wanneer we echter meer tijd nodig hebben om uw verzoek af te handelen, zullen we dit ook binnen één maand laten weten.

8. Cookies

We maken ook gebruik van cookies op onze hoofdwebsite. De cookies op de hoofdwebsite worden uitsluitend gebruikt voor functionele en analytische doeleinden. Voor meer informatie over het gebruik van cookies, verwijzen we u naar onze Cookieverklaring.

9. Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

De Privacywetgeving is in beweging. De voorwaarden van deze Privacyverklaring kunnen dan ook van tijd tot tijd wijzigen. De datum van de meest recente wijzigingen zal steeds worden vermeld bovenaan de Privacyverklaring. Indien er ingrijpende wijzigingen in de Privacyverklaring worden aangebracht zullen wij dit op een meer rechtstreekse manier aan u meedelen (via e-mail, door middel van een bericht op de Portal of door contact met u op te nemen via andere communicatiekanalen).